Le DRE’LAB de la DREAL Auvergne-Rhône-Alpes

Cet article est une contribution du Cerema à la communauté Explor'able animée par le CGDD du Ministère de la Transition Ecologique

Le Dre’lab est un laboratoire d'innovation interne à la DREAL, accessible à tous les agents, et qui peut être réservé de manière exclusive pour des ateliers menés en intelligence collective. Bien que modulable, il offre trois espaces : détente et échanges, co-working et travail collaboratif.

L’état d’esprit du lieu : ouverture, bienveillance, créativité et expérimentation.

 

Sommaire

• Histoire de la création du DRE'LAB
• Fonctionnement du DRE'LAB
• Modèle économique
• Descriptif de trois actions réalisées
• « Si c’était à refaire ? » : enseignements et conditions de réussite
• Relation avec les territoires et écosystème de la transition
• Documentation et ressources
• Contacts

 

Histoire de la création du DRE'LAB

Une démarche ministérielle pour une culture commune de la transition

Le terreau qui a permis au Dre’lab d’émerger remonte à 2015, avec la démarche #CultureTransition, lancée par le secrétariat général des Ministères en charge de l'écologie et du logement, et du Secrétariat d’Etat aux transports.

Cette démarche avait pour objectif de construire une culture professionnelle commune, au sein d’un ministère récent et transversal, adaptée aux enjeux des transitions énergétique, écologique et sociétale à l’œuvre. Elle a permis d’accélérer la prise de conscience liée à l’urgence écologique, et à l’enjeu d’investir de nouvelles modalités de travail et de management, agiles et collaboratives.

Une équipe d'agents motivés soutenus par leur hiérarchie

Caroline Balley-Tardy qui a participé à #CultureTransition en tant que « pionnière », a souhaité à son tour contribuer à essaimer ces nouvelles manières de collaborer en région, et, avec le soutien de Gwennaëlle Guerlavas, directrice de cabinet de la DREAL, a rallié plusieurs collègues pour travailler de façon « décalée » et se former aux méthodes d’intelligence collective via les formations proposées par l’IFORE.

En 2018, ces agents, constitués en équipe, proposent à la directrice de la DREAL, Françoise Noars, d’investir l’ancien espace de documentation de la DREAL, à Lyon, pour tester d’autres manières de travailler.  La Direction en accepte le principe et sollicite « la Fabrique à projet » du ministère, afin de mettre en œuvre une démarche d’intelligence collective, centrée sur les besoins des agents, pour co-construire le devenir de cette salle.

L’équipe-projet se voit confier un mandat par la directrice, et organise, avec l’accompagnement de Patrice Roux-Caillebot, de la Fabrique à projet, un atelier le 12 juin 2018.

À l’issue de cette journée, deux prototypes sont proposés pour cette salle, dont le principe est la modularité de l’espace, permettant d’accueillir des moments de convivialité, et des temps de travail en intelligence collective.

 

 

Fonctionnement du DRE'LAB

Le Dre’lab s’est constitué autour d’une communauté structurée en une équipe projet de 9 personnes.
En termes de fonctionnement, l’espace est par défaut ouvert à tous les agents, mais peut-être réservé pour l’organisation d’un atelier d’intelligence collective. Une ressourcerie, proposant du matériel créatif, est à la disposition des utilisateurs.
Une boîte à dons est également installée à l’entrée du Dre’lab, afin d’échanger livres, objets, etc.

Le Dre’lab se veut un lieu sobre et chaleureux, pour favoriser l’échange, la créativité et l’émergence de nouvelles pratiques (managériales, de gestion de projet, de résolution de problème, etc.).

Les missions de l’équipe-projet comprennent l’aménagement de l’espace, le suivi du fonctionnement, l’organisation de moments de convivialité et de découverte de l’intelligence collective, etc.

 

Modèle économique

Grâce aux agents sollicités pour meubler l’espace et proposer des animations, le lieu a été ouvert sans aucune contribution financière de la DREAL pour l’aménagement.

La DREAL a sollicité une subvention de 21.600 euros au titre du FiRH (fond d’innovation RH) pour un accompagnement méthodologique.

La DREAL contribue sur ses fonds à hauteur de 10.000 euros sur un total estimé à 30,000 €TTC.

Enfin, le projet bénéficie de l’ingénierie méthodologique d’une équipe de recherche du MIT (Massachussets Institute of Technology) dans le cadre de l’expérimentation intitulée « U lab : societal transformation », qui vise à approfondir la capacité des individus, des organisations et des systèmes à répondre aux challenges posés par le contexte disruptif de la transformation sociétale en cours, afin de passer de l’idée à l’action, sans reproduire les schémas du passé.

 

Descriptif de trois actions réalisées

Depuis septembre 2018 les premières réunions et ateliers mobilisant l’intelligence collective ont été organisés en interne sur le Plan Climat de la DREAL et le processus qualité.

D’autres, à vocation externe s’y sont également tenues.

Réflexion collective sur le Plan Loup

Un atelier interministériel de réflexion collective sur les évolutions du Plan Loup et activités d’élevage a été conçu par le Dre’lab en partenariat avec le laboratoire d’innovations territoriales @RCHIPΣL, Il a réuni une vingtaine de participants et a permis de concevoir, selon une approche de design thinking, des prototypes de dispositifs ou d’évolutions susceptibles de répondre aux difficultés rencontrées sur ce sujet.

Par la suite, une journée d’information et d’échanges a réuni une trentaine de préfets et sous-préfets concernés par les problématiques de cohabitation. Le format s’est voulu innovant, mêlant jeu sérieux et immersion, notamment autour de la rencontre avec un éleveur pour évoquer les mesures de protection des troupeaux, la reconstitution d’une opération de tir de nuit et la mise en situation sur les constats de dommage.

Le schéma directeur du port de Lyon

L’atelier du schéma directeur du port de Lyon avait pour objectif de produire la « matière » nécessaire à l’élaboration d’une vision prospective 2050 pour la gestion et le stockage de l’énergie. 35 participants institutionnels ont ainsi exploré 3 grandes thématiques (la production et le stockage de l’énergie, la mobilité et l’économie circulaire) et imaginé 6 projets innovants permettant de relever le défi de la transition énergétique sur le site portuaire et en lien avec son territoire.

Démarche apprenante, avec le MIT

Une troisième action réalisée a été le projet de démarche apprenante du Dre’lab, retenue au Fonds d’Innovation RH 2019.
L’intention de cette démarche, menée au premier semestre 2019, était d’incarner les changements de pratiques dans la mise en œuvre même du lieu et d’en faire un processus apprenant pour les participants (formation-action).

En termes de méthode, cette démarche s’est inscrite dans le processus expérimental «societal transformation lab», mettant en œuvre la théorie du U – ou de l’émergence - proposée par l'équipe d'Otto Scharmer, chercheur au Massachusetts Institute of Technology (MIT).

Une trentaine de personnes volontaires ont participé à cette démarche, issues de la DREAL, mais aussi des DDT, du Cerema, et de la société civile, afin d’assurer une diversité de points de vue, et de favoriser le partage d’expérience. Cette démarche a permis de développer la qualité d’écoute et des postures d’ouverture (curiosité, confiance et respect, courage), qui permettent à l’intelligence collective et à la créativité de se déployer, et ainsi de mettre en œuvre des projets concrets, à travers des essais et ajustements successifs.

 

« Si c’était à refaire ? » : enseignements et conditions de réussite

Disponibilité et formations

La coordinatrice de l’équipe projet Dre’lab est restée à mi-temps sur ses fonctions d’urbaniste et il lui semble important de garder cet ancrage dans les missions de la DREAL.

Elle s’est formée à la facilitation et à l’accompagnement du changement pour assister ses collègues sans brûler les étapes.
L’équipe projet a suivi des formations en MOOC, complémentaires aux formations de l’IFORE. Ces formations permettent de se sentir outillé sur la posture encore plus que sur les méthodes, afin de sécuriser celui qui se lance dans l’aventure, mais également de rencontrer des pairs, afin d’échanger sur ses nouvelles pratiques.

Enfin la formation dans le cadre du lab Archipel du SGAR, dont une des conditions est de contribuer comme facilitateur pour les administrations partenaires, permet tout à la fois d’expérimenter auprès d’autres structures et de faire appel à un vivier de compétences locales.

Ce type de démarche est plus facile à mettre en place quand on est déjà dans un service transversal, ce qui était le cas à la DREAL, où le service des agents à l’origine du projet est organisé de manière matricielle, en alliant des compétences dans les domaines route / paysage /  aménagement.  

Légitimité et portage

Enfin, disposer d’un mandat actualisé avec  présentation en comité de direction est essentiel pour la coordinatrice, afin de disposer d’une légitimité et de moyens en termes de temps. En effet, pour que le Dre’lab puisse continuer à se déployer, il est important que les agents puissent être autorisés à participer à des ateliers développant les compétences coopératives, et que les facilitateurs internes disposent de mandats et de temps dédié, sur le modèle des référents qualité par exemple, afin d’être en mesure de répondre aux demandes d’accompagnement émanant des services, mais également de poursuivre l’animation du Dre’lab comme espace d’expérimentation.
Car travailler autrement s’apprend, en termes méthodologiques et de savoirs-être. La raison d’être du Dre’lab est de favoriser l’émergence de nouvelles manières de travailler, afin de gagner en qualité de vie au travail et en efficience professionnelle, et ce de manière collective et participative.

Intégrer la communication au fur et à mesure de l’avancement du projet, pour partager plus facilement le cheminement aurait peut-être été souhaitable.

 

Relation avec les territoires et écosystème de la transition

Dans un premier temps, le lab se concentre sur les demandes internes pour pouvoir consolider son organisation et le vivier de personnes ressources.

Mais il est d'ores et déjà intégré au réseau de facilitateurs du lab @rchipel (SGAR), et ambitionne de s’intégrer à l’écosystème régional de l’innovation publique avec les services et opérateurs de l’État, les collectivités et les acteurs de la transition écologique et solidaire.

Dans la démarche apprenante avec le MIT, sont associés le Cerema, les DDT01 et 69 afin de fédérer et essaimer au sein des services du MTES. La DREAL PACA a participé à un atelier afin de tester l'expérience et d’inspirer des collègues intéressés par ce type de démarche.

Enfin, deux personnes de la "société civile" sont associées au projet : une personne travaillant à Anciela, et une comédienne, intervenante à l'ENTPE sur la participation citoyenne.

L'objectif de cette ouverture est d’être inspiré par la diversité et le croisement des regards.

 

Documentation et ressources

Les MOOC :

• Devenir entrepreneur du changement, Ticket for Change et HEC
• L'effectuation, EMLyon
• La gouvernance partagée, Université du Nous
• Mener le changement en période de disruption, MIT, en anglais.
• Comment faire un laboratoire d'innovation publique, DITP

Les formations de l'IFORE et leurs conférences visionnables sur leur site.

Les outils utilisés :

• Trello
• Framadate
• Framapad

 

Contacts

Responsable de la structure : Caroline Balley-Tardy

Equipe-projet : Caroline Balley-Tardy (MAP/Cabinet),  Stéphanie Doucet (MAP), Julien Monereau (BRMPR), Nadège Dondez (CIDDAE), Audrey Jaillon (SG), Cécile LABONNE (SG), Clara Villar (BRMPR), Emmanuel Georget (CIDDAE), Yann Convers (CIDDAE).